Refonte/Implémentation
ERP Finance
L’implémentation d’un nouvel ERP Finance est un projet central, complexe et coûteux pour l’entreprise mais reste essentiel pour répondre aux enjeux d’excellence opérationnelle et d’optimisation des coûts des DAF.
Au delà du choix d’un Editeur d’ERP Finance, c’est l’occasion pour la Direction Financière de faire le point et de remettre en question les process, l’organisation et les outils en place. Si les enjeux de l’ERP finance sont avant tout transactionnels, ce projet pose aussi le socle essentiel du décisionnel de par la structuration des données qu’il impose.
ERP Finance, Quand ?
Pourquoi ? Pour quels enjeux ?
Gains
Productivité
- Elargissement du périmètre fonctionnel couvert par le SI (diminution tâches administratives). Exemple : module intégré de rapprochement bancaire, module de gestion des immobilisations, etc.
Réduction des coûts informatiques
- Réduction des interventions de maintenance sur les connexions entre outils (suppression des traitements d’interfaces): interface entre gestion commerciale et comptabilité.
- Diminution du nombre d’éditeur de logiciels au profit d’un ERP multifonctions (coût licence /maintenance).
Optimisation / accélération des processus
Accélération des processus :
- Grâce à une connexion continue des processus métiers
Exemple: la réconciliation automatique des flux intragroupes contribue à réduire les délais de clôture (Fast close)
Intégration complète des processus
- Administration collaborative des référentiels rendue possible par des workflow de validation
- Réduction des vides de connexion : suppression des traitements d’interfaces et/ou des interventions manuelles
Socle fonctionnel/core model
- Modes opératoires uniformes, Procédures homogènes
- Structuration et homogénéisation des données et des référentiels
- Internalisation d’activités critiques: comptabilité, liasses fiscales, consolidation…
Pilotage et contrôle interne
Traçabilité de l’information
- Intégration des données: remontée plus simple d’une donnée à son fait générateur
- Structuration unique des données
Administration centralisée
- Réduction du nombre d’intervenants
- Maitrise centralisée des données critiques
- Gestion des habilitations et droits d’accès
Rationalisation des flux inter-applicatifs
- diminution des efforts de maintenance des traitements interfaces
- gestion instantanée des informations financières
- traçabilité accrue des données critiques
Modernisation / évolution des compétences
Mutualisation des compétences
- Spécialisation des fonctions
- Centralisation de l’administration fonctionnelle et technique
- Mutualisation des formations
- Intégration simplifiée de la croissance
- Partage et circulation de la donnée simplifié et amplifié
ERP Finance, les incontournables.
Quelle profondeur d’intégration ? Périmètre?
- Tenir compte de la complexité des besoins et du nombre d’utilisateurs pour intégrer ou pas à l’ERP des processus périphériques: engagements de dépenses, immobilisations, facturation, encaissements, trésorerie…
- Intégrer le projet à une démarche plus globale d’outillage des processus de back-office
- Challenger les options « best of breed» du marché et les outils spécifiques présents dans l’Entreprise
Reprise des données
- Arbitrer la profondeur des données historiques à reprendre en fonction des obligations règlementaires, du confort des utilisateurs, des coûts et de la maintenabilité des systèmes en place.
- Homogénéiser et qualifier les référentiels existants: comptes généraux, tiers, journaux, analytique…
Intégration dans l’écosystème
- Construire la cartographie cible complète de l’ERP avec les outils périphériques: Trésorerie, Production/Métier, RH/Paie, Consolidation, Liasses fiscales…
- Arbitrer la mutualisation des traitements d’interfaces par la mise en œuvre d’ETL
- Intégrer dans le plan de charge de l’IT les développements, les tests d’intégration et l’administration des interfaces.
Architecture / Structuration de l’information comptable et des dimensions d’analyse
- Construire le Core Model de l’ERP en tenant compte des besoins de l’ensemble des Entités et Business Units
- Prendre en compte les impacts sur les Reporting de l’évolution de la structuration de l’Information
Transactionnel & Décisionnel
- Arbitrer le périmètre des processus décisionnels qui peuvent être assurés par l’ERP et les autres qui doivent être déportés vers des outils spécialisés
Processus & Organisation comptables
- La gestion des droits et des habilitations devient cruciale pour la pérennité du Core Model
- L’ERP ouvre la voie à mise en œuvre généralisée de pratiques homogènes (automatisation des rapprochements bancaires, de la TVA, de la réconciliation des intragroupes…). Encore faut-il le contrôler.
L’anticipation des ressources internes dans la longueur du projet
- Les projets ERP Finance s’étalent souvent sur plus de 6 mois et concentrent les sollicitations sur des ressources clés. Ces dernières doivent être libérées, par anticipation sur les phases critiques, de tout ou partie de leurs travaux du quotidien.
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