Les solutions de dématérialisation peuvent faire partie d’un ERP Finance, d’une solution de E-procurement ou constituer des outils périphériques indépendants (best of breed) qui doivent s’intégrer au SI existant (ERP Finance, eProc, tréso, ERP métier).

C’est souvent la première étape de la digitalisation plus globale de la fonction financière d’une part et de la relation fournisseur d’autre part. Dans tous les cas, c’est l’occasion pour la Comptabilité de mettre en place le pilotage de ses fournisseurs, enjeux partagés avec les achats, les opérationnels.

• Tenir compte de la performance de reconnaissance et des capacités d’apprentissage de la solution choisie
• Intégrer au choix de solution l’acceptabilité d’outils supplémentaires pour les utilisateurs
• Evaluer les coûts d’intégration supplémentaires d’une solution « best of breed»
• L’ergonomie de l’outil et la navigation doivent être calquées sur les processus de validation et d’enrichissement des factures

• Le Projet est-il multilingue ? Multi-pays ? Multi Réglementaire ?
• Intérêt d’externalisation de la réception et du scanning en fonction de la trajectoire probable d’abandon progressif du papier
• Les solutions cloud très génériques sont-elles plus pertinentes que des solutions plus « customisables» compte tenu de l’atomicité des fournisseurs et de la volumétrie des factures ?

• L’ outillage des engagements de dépenses contribue à la simplicité et au succès des projets de dématérialisation
• Le projet de dématérialisation n’est pas un projet comptable, c’est un projet d’Entreprise.
• La dématérialisation doit pouvoir concerner, non seulement les factures, mais également les commandes, les contrats, les devis…

• Les canaux de réception des factures doivent être unifiés. Le comptable est l’unique destinataire des factures.
• Les opérationnels doivent être incités à formaliser des engagements de dépenses (commandes, contrats…).
• Les circuits de validation des factures doivent être rédigés et diffusés en fonction de règles simples: natures de dépenses, seuils, dépassements budgétaires…

• Les factures doivent être envoyées en un point unique
• Les factures doivent contenir des données obligatoires: références de l’engagement, adresse de livraison…
• Grâce à la démat. les fournisseurs vont être payés plus rapidement et suivre en un click l’avancement des factures

• Le référentiel fournisseur doit être unifié. Un fournisseur commun à deux filiales ne doit plus apparaitre qu’une seule fois dans les bases de données.
• Les fiches Fournisseurs doivent contenir les données indispensables à la performance de reconnaissance des données: SIRET, N° de TVA, Raison sociale, Adresse…

• Les projets de dématérialisation obligent à repenser le rôle du comptable qui n’est plus opérateur de saisie. Il peut devenir gestionnaire de processus « bout en bout », gestionnaire Achats…