Gestion des notes
de frais et voyages
La gestion « manuelle et papier » des notes de frais est chronophage pour ceux qui les saisissent, source d’erreurs et d’allers retour entre les opérationnels et la comptabilité, plus compliquée à analyser et à contrôler…
La mise en place d’un outil de gestion de note de frais permet de fluidifier les flux administratifs entre bénéficiaires, managers et comptable. C’est aussi l’occasion d’instituer une nouvelle politique de frais professionnels dans l’Entreprise.
- Pour soulager les opérationnels
- Lorsque les rôles administratifs peuvent être dévolus à d’autres tâches,
- Pour contrôler et optimiser les dépenses
- Lorsque la circulation du papier fait perdre trop de temps aux bénéficiaires, aux managers et aux comptables
Grace à des fonctionnalités de numérisation, de saisie automatique, et un accès mobile, les dépenses peuvent être saisies au fil de l’eau et en beaucoup moins de temps par les collaborateurs
-Le contrôle et la validation électronique des factures font gagner du temps aux opérationnels
-Les règles de gestion (limite montant, quantité) déjà paramétrées font gagner du temps au manager
-L’enregistrement comptable est automatisé
-Mutualiser les règlements avec la Paie
-Simplifier le contrôle de la TVA déductible
– La captation électronique de la donnée limite les erreurs d’enregistrement, permet de rationnaliser le contrôle interne et donc limite les risques de fraude
– L’analyse des dépenses est facilitée grâce à une vision globale ce qui permet aux achats de négocier des accords commerciaux
– Suivre le budget de frais par service/collaborateur/nature de frais
– Suivre les coûts par type de dépense, fournisseur, service…
– L’outillage des processus liés aux frais facilite l’application et le contrôle de la politique de gestion des frais professionnels
Grâce à des fonctionnalités de numérisation, de saisie automatique, et un accès mobile, les dépenses peuvent être saisies au fil de l’eau et en beaucoup moins de temps par les collaborateurs
-Le contrôle et la validation électronique des factures font gagner du temps aux opérationnels
-Les règles de gestion (limite montant, quantité) déjà paramétrées font gagner du temps au manager
-Automatiser l’enregistrement comptable
-Mutualiser les règlements avec la Paie
-Simplifier le contrôle de la TVA déductible
Le bénéficiaire comme le manager doivent retrouver une facilité de navigation comparable aux sites web
- Gestion de la mobilité
- Notifications
- Accompagnement dans la saisie
- Gestion par formulaires pré-saisis
Les règles de remboursement doivent pouvoir être paramétrées dans l’outil:
- Frais kilométriques
- Gestion des seuils liés à la Restauration, à l’hébergement…
- Interdiction de certaines dépenses
- La gestion des agences de voyage en ligne et de la billetterie électronique,
- Les ordres de mission,
- Le traitement dématérialisé des factures fournisseurs associés aux frais des collaborateurs: véhicules, téléphonie…
- Les factures doivent être envoyées en un point unique
- Les factures doivent contenir des données obligatoires: références de l’engagement, adresse de livraison…
- Grâce à la démat. les fournisseurs vont être payés plus rapidement et suivre en un click l’avancement des factures
Les projets de Notes de frais s’accompagnent d’arbitrages sur les processus de remboursement:
- Mutualisation avec le processus de Paie mensuel
- Campagnes de règlement portées par l’outil de notes de frais
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